Na mocy przepisów Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy.
Szczegółowe przepisy określają warunki ustalania zwrotów oraz ich wysokość. Pracodawca może oddelegować pracownika w podróż służbową na terenie kraju lub za granicę. Z tytułu podróży służbowej przysługuje pracownikowi dieta, zwrot kosztów przejazdu do miejsca oddelegowania, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych wydatków, które pracownik udokumentuje, a pracodawca uzna za zasadne do potrzeb.
Z kolei przepisy Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią, że wypłaty z tytułu diet i innych należności za czas podróży służbowej podlegają zwolnieniu od opodatkowania. Zwrot kosztów użycia samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej nie jest więc opodatkowany PIT( art. 21 ust.1 pkt. 16 lit. a. ustawy o PIT) i nie będziemy go wykazywać w zeznaniu PIT 2017 - https://www.pitax.pl/pity-2017/
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który jest własnością pracownika. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu obliczany jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, tzw. kilometrówkę. “Kilometrówkę” ustala pracodawca, ale stawka ustalona przez pracodawcę nie może być wyższa od określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.
Wysokość zwrotów kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, które nie są własnością firmy, jest szczegółowo regulowane w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Od 2007 r. obowiązują wciąż te same stawki kilometrówki. Aktualnie obowiązujące stawki kształtują się na następująco:
Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej jest wypłacany w formie kilometrówki. Kwota zwrotu nie musi być adekwatna do faktycznie poniesionych wydatków, dlatego tez pracownik nie musi przedkładać pracodawcy dokumentów potwierdzających wydatki na powyższy cel. Z tytułu zwrotu “kilometrówki” nie trzeba odprowadzać podatku dochodowego, nie trzeba więc ujmować tych kwot w PIT 2017.