Audyt kadrowo-płacowy – w czym może pomóc przedsiębiorstwu i kiedy warto go przeprowadzić?

Dokumentacja kadrowo-płacowa, która pojawia się w każdej firmie, obejmuje akta pracownicze, dokumenty do ZUS-u, listę płac, ewidencję urlopów, różnego rodzaju rozliczenia. Jakiekolwiek nieprawidłowości lub błędy w prowadzeniu dokumentów mogą mieć poważne konsekwencje dla pracodawcy. Przeprowadzenie zewnętrznego audytu kadrowo-płacowego umożliwia skorygowanie zauważonych błędów, ale również wdrożenie odpowiednich działań, które pozwolą w przyszłości uniknąć ich. Takiej kontroli powinny poddawać się zwłaszcza duże firmy, zatrudniające wielu pracowników.

Czym jest audyt kadrowo-płacowy?

Audyt kadrowo-płacowy, jak każde działanie tego rodzaju, ma za zadanie odpowiedzieć na pytanie, czy dane procedury są przeprowadzane zgodnie z przepisami i zasadami. Czy dokumentacja jest prowadzona w sposób rzetelny, zgodny ze stanem faktycznym, z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Wykonanie kontroli, jaką jest audyt, pozwala wychwycić istniejące błędy i nieprawidłowości, a następnie skorygować je. Jednak, co bardzo istotne, taka kontrola umożliwia również wprowadzenie działań naprawczych, które pozwolą uniknąć błędów w przyszłości. Podczas audytu zostają przeanalizowane dokumenty kadrowe i te związane z płacami, dodatkowo mogą zostać przeprowadzone rozmowy z pracownikami odpowiedzialnymi za prowadzenie dokumentacji w firmie. Audytorzy mają za zadanie przyjrzeć się umowom o pracę, deklaracjom ZUS, ewidencjom urlopów i wynagrodzeń i innym dokumentom związanym  z zatrudnianiem pracowników. Dogłębna analiza pozwala zauważyć braki i błędy w procedurach kadrowo-płacowych bądź właśnie w przechowywanej dokumentacji. Te ostatnie mogą wynikać z niezgodności ze stanem faktycznym czy też niezgodności z aktualnymi przepisami prawa.

Czy audyt kadrowo-płacowy jest przydatny?

Audyt kadrowo-płacowy rozpoczyna najczęściej współpracę z firmą outsourcingową. Podmiot zewnętrzny, który ma przejąć prowadzenie spraw kadrowo-płacowych przedsiębiorstwa sprawdza najpierw, w jakim stanie znajduje się dokumentacja, jakie procedury były zastosowane. Kontrolę przeprowadza się również w sytuacji, gdy następuje połączenie spółek, zakup części przedsiębiorstwa, czy też zmiany w zarządzie. Warto podkreślić, że audyt może być przeprowadzony na zlecenie każdej firmy, która chce sprawdzić swoje procedury, wykryć i naprawić ewentualne niedociągnięcia. Audyt może być przeprowadzany sporadycznie, gdy zachodzi taka konieczność, lub regularnie w ustalonych odstępach czasu. Kontrole mogą dotyczyć całości dokumentacji, jednak często zdarza się, że podlegają jej tylko niektóre rodzaje dokumentów (np. tylko akta osobowe). Wynikiem kontroli jest szczegółowy raport oraz wskazanie możliwych rozwiązań.

Informacje na temat audytu można znaleźć także na stronie ca-staff.eu.